艺术教育数字化转型：日事清项目管理标准化学员招生审批培训流程

更新时间：2025-04-28 10:40  浏览量：4

行业背景

所属行业：艺术教育

业务类型：是一所专业从事舞蹈艺术教学和艺术素质教育的学校，涵盖民族舞、芭蕾舞、爵士舞、街舞等多种舞蹈类型，致力于为学生提供多样化、个性化的舞蹈培训。

行业地位：八音舞蹈是在舞蹈教育领域较具影响力的品牌之一，由于其对于舞蹈艺术教育的专注和创新，以及强大的师资力量和丰富的课程设置，已经在业界建立了广泛而良好的声誉。

合作概要：通过日事清实现学校各类工作和课程计划项目式管理，各类审批、培训等常规动作流程化管理，整体提升组织的数字化管理水平，在管理效能上再上台阶。

使用日事清之前痛点

1.学员信息管理难。

学校教育以学生为中心，八音舞蹈也是如此。由于学校规模大，设课种类多，学员数量也多，学员信息登记和管理就是重中之重，利用传统方法进行信息管理已经暴露出了诸多问题。

信息收集过程中，利用人工纸质登记或者制作表格等方式，不仅人力成本高、效率低，还会出现数据出错、动态数据无法及时调整等问题；

信息保存过程中，随着家长们对于孩子信息安全的重视程度越来越高，仅凭早期的人工保存方式难免会出现隐私信息泄露等问题；

数据利用过程中，学校各部门之间缺乏沟通和数据共享，同样的数据有时候会被不同部门重复收集，造成数据冗余；

对于数据的及时优化更新和清理，也总是滞后，导致数据无用或者浪费。

2.招生工作环节乱。

为了扩大招生流量，需要做的前期工作多。这个过程中，包括有物料准备、扫楼、确定招生位置等等工作环节，但是由于缺乏数字化工具进行信息管理和便捷联络，这些工作仅通过会议或者通知的形式下发给各位负责人，虽然信息可以及时传递，但每个环节缺少清晰易懂的详细说明和反馈机制，就容易导致沟通效率低下、信息延迟和错误，从而影响最终招生效果和消费者声誉度。

3.审批环节耗时长。

不管是在招生还是在日常工作中，学校管理都存在一个重要难题，就是审批时间太长。审批流程由人工来走，缺乏清晰的标准和协调性，审核环节需要很多沟通和协调，申请进展很难及时对接；有时候还会出现审批负责人工作任务太多而忘记审核的现象，导致申请人工作进展延后；同时 ，由于整个审核过程由于审核人员水平参差而有所差别，容易导致最终工作质量无法保持一致，甚至要返工或者重新审核，大大增加了工作量。

4.教师培训质量杂。

没有打造一个统一的人才培养流程体系，缺乏统一固化的优质流程来培训教师，培训过程混乱，给新员工一种难以信任的感觉，同时，由于培训过程中每个阶段缺乏严格的考核过程，人才质量难以把控，最终培训的效果也会大打折扣，影响学校的整体教学水平。

日事清解决方案

1.搭建学员专属的档案卡片。

日事清支持通过项目管理所有学员的信息。建立名为“学员信息”的项目，每个项目之下设开课前准备、报名情况、试听、学费缴纳、考勤、学习测验等项目模块，为每一模块下所属的学员建立专属的任务卡片，学员的基本身份信息、由谁接待、付费内容、行为习惯和个人记录等，都可以呈现在卡片信息中。

通过这样分模块、设卡片，方便数字化存档所有学员的信息，方便查找、整理，进行数据处理，也方便学校统一管理固定阶段中的所有学员。

同时，通过建立学员的专属卡片，可以将学员整个学习周期的学习表现和课堂反馈都呈现出来，为后期复盘提供更为全面细致、客观的依据，也可以为家长更丰富地呈现学员的在校表现，大大提升家长对于学校的信赖度和认可度。

2.搭建权责明晰的招生流程。

在日事清，利用项目流程将学校招生的前期调研、策划、物料预备等环节都搭建出来，流程下的每一个大环节都可以通过任务进行细化完善，每一份任务都有相应的任务描述、执行要求、执行人、执行时间，以及执行进度条，任务到期还会自动提醒，任务延期未完成会有红色标识警示。

对于招生工作的负责人来说，通过项目看板视图，可以总览整个招生项目的运行进度，进度滞后或者提前都能清晰掌握，对应责任人执行情况反馈不及时、不到位的问题就可以迎刃而解。

对于相应的责任人来说，安排的任务会体现到每个人的日程中去，不用担心因为手头工作太多而忘记，任务描述还会对工作质量和细节提出要求，待合格完成才会顺利流转到下一板块。

3.搭建省时高效的审批流程。

将学校的各项请假销假、报账报销、学研活动申请、合同签订等重点常见的审批工作在日事清流程中搭建出来，流程由申请人发起，自动流转至审批人处，审批人根据申请情况决定审核通过或不通过，通过即进行下一步骤，不通过即流程自动回转至申请人处经修改进行再次申请，节约了人为跑审批流程的时间，大幅度提升了审批的效率。

4.搭建统一优质的培训流程。

优秀的组织十分重视人才的复制。八音舞蹈通过日事清搭建新教师培训的流程，正是一个复制人才的过程。新人入职是一件繁杂而重要的工作，对于学校来说，更是十分重要。

现在，通过日事清流程，将教师入职培训期间需要的企业文化、备课要求、授课内容、考核标准等内容固定下来，有新人加入就启动该流程，按期完成相应的任务，既能给新教师一个充实的培训期，打好未来工作的基础；也能减少学校为新教师培训付出的非必要成本。

同时，日事清最近上新的流程条件分支、步骤条件分支中新增公式结果作为判断条件，通过在需要进行判断的步骤中添加公式，设置公式计算规则，配置判断条件规则等步骤，发挥流程过滤筛选作用。

使用日事清后的效果

1.学员信息全周期管理。

通过在日事清搭建专属于每位学员的档案卡片，学校对于学员信息的收集和引用更加方便，对于学员信息的管理也更加安全可靠，对于学员整个学期内的学习表现也能及时记录，对于学校、学员和家长都是有利无害。

2.招生各环节有序进行。

通过日事清对学校招生工作进行有效改进，有条不紊的招生环节不仅保证了招生质量，也在潜移默化之中提升了学校内部各位老师的协作性，更是在家长和学员面前塑造了良好的品牌形象，对于学校可持续发展至关重要。

3.审批效率大幅度提高。

通过使用日事清进行自动流转审批，整理整个审批流程，规范化审批的各个节点，减少了审核繁琐环节和重复验证，提高了审批工作效率和准确度，同时也降低了审核带来的重复机械工作量，整体上缩短了审批周期。

4.新教师培训质量保证。

通过日事清搭建优质的教师培训流程，为将来教师教育教学工作素质和职业发展能力提升打下了良好的基础，为学员创造更优质的学习环境和更好的学习效果，改善并推动整个学校向更高效、专业化的方向发展，提升学校的核心竞争力。

总结

今天的时代，扎实的业务能力固然重要，但是也绝对不能再忽视用数字协同方式提升组织的整体管理效能，借助先进的工具，帮助学校进行精细化管理和分工协作，推进学校实现生态化、数字化、自动化等全面转变，提高管理效率，进一步满足多样化、特色化的教育需求。八音舞蹈的改革之举，必将为学校长远发展发挥重要价值。

公司简介

八音舞蹈成立于2004年，由北京市海淀区教委批准成立，是一所专业从事舞蹈艺术教学和艺术素质教育的学校。

学校秉承“以舞蹈艺术教育为载体，传承中国传统文化”的理念，以提高学生综合素质为宗旨，以提高教育教学质量为根本，不断开拓创新之路，充分发挥新型教学模式及优势，着力构建一流教育教学体系及专业人才培养体系，力争成为北京市青少年儿童舞蹈艺术教育领域的领航人！

学校已经整整走过了17年的风雨，17年艰辛，17年付出，17年老师同学的支持和关注，成就了今天已成为国内领先的舞蹈教育品牌之一的八音舞蹈。